Nowa polityka i struktura organizacyjna w koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń rodzinnych i wychowawczych

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lipnicy Murowanej w ślad za otrzymanymi pismami z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie informuje, iż:

  1. Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r., poz. 1851): „W przypadku gdy osoba, o której mowa w art. 4 ust. 2, lub członek rodziny tej osoby przebywa poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ właściwy przekazuje wniosek wraz z dokumentami wojewodzie.”, natomiast art. 23a ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1952) stwierdza, iż: „W przypadku gdy osoba uprawniona do świadczeń rodzinnych lub członek rodziny tej osoby przebywa poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ właściwy przekazuje wniosek wraz z dokumentami wojewodzie..

  1. Wnioskodawcy są informowani o możliwości uzyskania wszystkich informacji o potrzebnych dokumentach i pomocy urzędników przy kompletowaniu dokumentacji i/lub uzupełnianiu wniosków w Gminnych Ośrodkach Pomocy Społecznej lub w Urzędach Gmin. Wnioskodawcy nie są wzywani do złożenia wyjaśnień i/lub osobistego stawiennictwa w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim. Zebranie całości dokumentacji na etapie składania wniosku w gminie spowoduje, że wniosek jest rozpatrywany sprawniej, bez prowadzenia dodatkowej korespondencji w sprawie.
  1. W dalszym ciągu informację o stanie sprawy o ustalenie koordynacji można uzyskać za pomocą formularza kontaktowego znajdującego się na stronie Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie pod adresem:

https://app.malopolska.uw.gov.pl/forms/Form/Wp

  1. Uruchomiona jest specjalna infolinia dla wnioskodawców nr tel. 12 430 29 73. Po podaniu numeru pesel można będzie uzyskać informacje o dacie wpływu wniosku, statusie sprawy oraz lokalizacji wpływu wniosku. Infolinia umożliwia uzyskanie informacji dla Mieszkańców całej Małopolski, bez względu na to, czy sprawa prowadzona jest w Krakowie czy w Delegaturach w Tarnowie lub Nowym Sączu. Pozostałe dotychczasowe numery telefonów dostępne dla wnioskodawców w Tarnowie i w Nowym Sączu nie będą już dostępne.
  1. W razie potrzeby osobistego kontaktu wnioskodawcy przyjmowani są w poniedziałki w godz. 14.00-17.00 oraz od wtorku do piątku w godz.8.00-11.00:
  • w Krakowie – przy ul. Lea 112,
  • w Nowym Sączu – przy ul. Jagiellońskiej 52,
  1. Sprawy dotyczące mieszkańców powiatu bocheńskiego realizuje Oddział do Spraw Koordynacji Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych w Tarnowie.
  1. Ze względu na oczekiwania społeczne dotyczące przyspieszenia działań administracji w obszarze koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, szczególnie ważne jest zebranie kompletnej informacji (dotyczącej zarówno informacji o aktywności zawodowej członków rodziny w Polsce oraz za granicą, jak i informacji o ich sytuacji dochodowej i innych okolicznościach mających wpływ na ustalenie prawa do świadczenia) już na etapie złożenia wniosku, w ramach działania jednostki znajdującej się jak najbliżej obywateli. Zebranie kompletnych danych leży nie tylko w interesie wnioskodawcy, ale także w interesie organu właściwego, który w oparciu o zgromadzone już na pierwszym etapie postępowania informacje, może na kolejnym etapie okazać się zobowiązany – w określonym okresie – do ustalenia czy prawo do danego świadczenia stronie przysługuje.
  1. Na zasadzie art. 24a ustawy o świadczeniach rodzinnych lub odpowiednio art. 19 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w przypadku złożenia nieprawidłowo wypełnionego wniosku podmiot realizujący świadczenia wzywa pisemnie osobę ubiegającą się o świadczenia do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Natomiast w przypadku, gdy osoba złoży wniosek bez wymaganych dokumentów podmiot realizujący świadczenia przyjmuje wniosek i wyznacza termin nie krótszy niż 14 dni i nie dłuższy niż 30 dni na uzupełnienie brakujących dokumentów. Niezastosowanie się do powyższych wezwań skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. Również w przypadku kierowania do Wojewody Małopolskiego wystąpienia o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w trybie art. 23a ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych/art. 16 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci do zapytania winna być dołączona kopia kompletu zgromadzonych w sprawie dokumentów.
  1. We wniosku powinny być uzupełnione wszystkie pola obligatoryjne oraz dołączone prawidłowo wypełnione załączniki. Ponadto do wniosku, w zależności od indywidualnej sytuacji wnioskodawcy, powinny być załączone odpowiednie dokumenty i oświadczenia, których wykaz w przypadku ubiegania się o świadczenia rodzinne i wychowawcze zawiera poniższy załącznik:

WYKAZ DOKUMENTÓW DOŁĄCZANYCH DO WNIOSKU

  1. Z uwagi na zapis art. 23a ust. 2a ustawy o świadczeniach rodzinnych/art. 16 ust. 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci podczas analizy wniosku pracownik powinien ustalić charakter pobytu wnioskodawcy lub członka jego rodziny w kraju podlegającym koordynacji – czy jego pobyt nie ma charakteru wyjazdu lub pobytu turystycznego, leczniczego lub związanego z podjęciem przez dziecko kształcenia poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W przypadku gdy pobyt ma charakter określony w przywołanych wyżej przepisach nie zachodzi przypadek koordynacji i właściwa do rozpatrzenia wniosku jest gmina.
  1. Organ właściwy, podejmując działania w trybie art. 23a ust. 1 i ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych lub art. 16 ust. 1 i 2 ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, powinien ustalić i przekazać wojewodzie wraz z wnioskiem niezbędne informacje dotyczące rodziny wnioskodawcy, zebrane na podstawie złożonych przez stronę dokumentów i oświadczeń dołączonych przez stronę (zawierających klauzulę o następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”) lub oświadczenia wg poniższego wzoru:

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE POBYTU ZA GRANICĄ, AKTYWNOŚCI ZAWODOWEJ W POLSCE ORAZ UTRATY I UZYSKANIA DOCHODU

  1. Niezbędne informacje (o ile nie zostały zawarte w treści wniosku) powinny zawierać następujące dane o rodzinie:
  • imię, nazwisko, numer PESEL, kraj przebywania członka/członków rodziny wnioskodawcy za granicą wraz z adresem zamieszkania poza granicami RP, nazwę i adres pracodawcy lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej poza granicami RP, dokładne daty wyjazdu (ewentualnie powrotu), rozpoczęcia (oraz ewentualnego zakończenia) aktywności zawodowej (zatrudnienie, działalność gospodarcza, pobieranie zasiłku dla osób bezrobotnych, pobieranie świadczeń emerytalno-rentowych),
  • dokumenty dotyczące aktywności zawodowej w Polsce w zakresie, w którym obowiązek ich przedstawienia obciąża wnioskodawcę oraz informacje o dochodzie utraconym/uzyskanym.
  1. W przypadku gdy strona nie znana adresu osoby przebywającej za granicą (np. w przypadku byłego męża) należy podać ostatni znany adres pobytu i/lub numer identyfikacyjny stosowany w danym państwie np. numer ubezpieczenia w Wielkiej Brytanii – dane te umożliwią skierowanie zapytania do właściwej instytucji zagranicznej. Jeżeli strona nie zna miejsca pobytu drugiego rodzica za granicą zasadnym jest pouczenie strony o możliwości zwrócenia się do właściwego miejscowo Sądu Okręgowego o ustalenie miejscu pobytu/zamieszkania osoby zobowiązanej do świadczeń alimentacyjnych (warunek konieczny) za granicą, w państwie w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji świadczeń rodzinnych. W konkretnej sprawie, w zależności od stanu faktycznego, należy przekazać dokumenty niezbędne do ustalenia, czy w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz mające wpływ na prawo do otrzymania świadczeń rodzinnych i/lub świadczenia wychowawczego.
  1. Przy weryfikacji złożonej przez stroną dokumentacji należy zauważyć, iż decyzja o tym czy sprawę należy przekazać do Wojewody w związku z koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego nie jest uzależniona jedynie od rozwiązań przyjętych w ustawodawstwie polskim. Z uwagi na rozwiązania przyjęte w przepisach unijnych i orzecznictwie koordynacja może mieć miejsce także w przypadku pobytu za granicą. rodziców dziecka nie będących członkiem rodziny w rozumieniu definicji rodziny oraz osoby samotnie gospodarującej zawartych w art. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych lub art. 2 ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Również nie zaznaczenie przez stronę odpowiedniej rubryki w druku wniosku dotyczącej pobytu za granicą wnioskodawcy lub członka jego rodziny nie zwalnia organu właściwego od analizy dołączonej dokumentacji pod kątem możliwości wystąpienie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Wynika to w szczególności z dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE).
  1. Osoba starająca się o świadczeniu rodzinne i/lub świadczenie wychowawcze winna przedstawić dokumenty z zagranicy w języku urzędowym tj. w języku polskim. Takimi dokumentami będą w tej sytuacji tłumaczenia dokonane przez osobę uprawnioną. Zgodnie z art. 5 w związku z art. 4 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim: „ 5 Podmioty wykonujące zadania publiczne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokonują wszelkich czynności urzędowych oraz składają oświadczenia woli w języku polskim, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do oświadczeń woli, podań i innych pism składanych organom, o których mowa w art. 4.

Art. 4. Język polski jest językiem urzędowym:

1) konstytucyjnych organów państwa;

2) organów jednostek samorządu terytorialnego i podległych im instytucji w zakresie, w jakim wykonują zadania publiczne;

3) terenowych organów administracji publicznej;

4) instytucji powołanych do realizacji określonych zadań publicznych;

5) organów, instytucji i urzędów podległych organom wymienionym w pkt 1 i pkt 3, powołanych w celu realizacji zadań tych organów, a także organów państwowych osób prawnych w zakresie, w jakim wykonują zadania publiczne;

6) organów samorządu innego niż samorząd terytorialny oraz organów organizacji społecznych, zawodowych, spółdzielczych i innych podmiotów wykonujących zadania publiczne.”.

Dopóki Wojewoda nie ustali, że w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, na etapie przyjmowania wniosku, nie znajdują zastosowania przepisy zawarte w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w szczególności art. 76 ust. 7, dotyczący wniosków i dokumentów sporządzonych w innym języku urzędowym Unii Europejskiej niż polski.

  1. Z uwagi na fakt, iż:

– złożony wniosek powinien zostać zweryfikowany pod względem formalnym przez przyjmujący organ właściwy;

– wniosek powinien również zawierać wszystkie dane oraz dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania i wydania decyzji w sytuacji, kiedy nie zachodziłyby przesłanki do zastosowania przepisów zawartych w art. 16 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci lub 23a ustawy o świadczeniach rodzinnych.

W przypadku stwierdzenia błędów lub braków we wniosku, organ właściwy powinien podjąć działania zmierzające do ich usunięcia i przekazania do wojewody kompletnego, prawidłowo wypełnionego wniosku.

W przypadku braków formalnych wniosku (zwłaszcza nie zamieszczenia kompletu informacji umożliwiających ustalenie aktywności zawodowej rodziców/małżonków) przekazanie wniosku do Wojewody jest przedwczesne, gdyż w oparciu o taki materiał dowodowy nie jest możliwe ustalenie, czy w danej sprawie mają zastosowanie przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego lub ustalenie kraju pierwszeństwa. Brak wszystkich dokumentów (zwłaszcza dotyczących kwestii związanych z dochodem rodziny) uniemożliwia natomiast wydanie decyzji o odmowie i przyznaniu świadczenia.

W konsekwencji w przypadku, gdy wniosek będzie zawierał błędy formalne i/lub nie zostaną dołączone do niego wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia koordynacji i/lub przyznania świadczenia, wnioski te jako niekompletne i nie spełniające wymogów wynikających z przepisów prawa, będą zwracane do organów właściwych.

  1. W przypadku, gdy przekazana dokumentacja będzie kompletna, ale powstaną dodatkowe wątpliwości wymagające uzyskania wyjaśnień od strony, Wydział Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie będzie występował do urzędu gminy/miasta lub innej jednostki realizującej w gminie zadania z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń wychowawczych o wezwanie wnioskodawcy zamieszkałego lub przebywającego w danej gminie lub mieście do złożenia wyjaśnień w trybie art. 52 Kodeksu postepowania administracyjnego („W toku postępowania organ administracji publicznej zwraca się do właściwego terenowego organu administracji rządowej lub organu samorządu terytorialnego o wezwanie osoby zamieszkałej lub przebywającej w danej gminie lub mieście do złożenia wyjaśnień lub zeznań albo do dokonania innych czynności, związanych z toczącym się postępowaniem. Organ prowadzący postępowanie oznaczy zarazem okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań albo czynności, jakie mają być dokonane.”).
  1. Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego dotyczy jedynie przypadku, gdy któryś z członków rodziny przebywa (z wyjątkiem pobytu o charakterze turystycznym, naukowym, leczniczym) bądź jest zatrudniony na terenie jednego z następujących krajów: Austrii, Belgii, Bułgarii, Chorwacji, Cypru, Czech, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Irlandii, Litwy, w Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Holandii, Portugalii, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Węgier, Włoch, Wielkiej Brytanii, Islandii, Norwegii, Liechtensteinu oraz Szwajcarii.

W konsekwencji, w przypadku gdy z treści przekazanego wniosku będzie wynikać, iż osoba przebywa na terenie innego państwa (np. Ukrainy, USA, Turcji, Tunezji) oraz w przypadku braku wskazania kraju pobytu lub aktywności zawodowej strony, wnioski będą zwracane do gmin z uwagi na fakt, iż nie są spełnione przesłanki o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci: „W przypadku gdy osoba, o której mowa w art. 4 ust. 2, lub członek rodziny tej osoby przebywa poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ właściwy przekazuje wniosek wraz z dokumentami wojewodzie.” lub art. 23a ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych stwierdza, iż: „W przypadku gdy osoba uprawniona do świadczeń rodzinnych lub członek rodziny tej osoby przebywa poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ właściwy przekazuje wniosek wraz z dokumentami wojewodzie.”.

  1. Ustalanie właściwości miejscowej należy do kompetencji organu prowadzącego postępowanie. W przypadku, gdy wszyscy członkowie rodziny przebywają za granicą w kraju w stosunku do którego mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – należy wydać decyzję o odmowie przyznania świadczenia na postawie art. 1 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych lub odpowiednio art. 1 ust. 2 i 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, a nie przekazać wniosek do Wojewody w trybie art. 23a ustawy o świadczeniach rodzinnych lub art. 16 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.

Przy ustalaniu właściwości miejscowej należy pamiętać, iż nie ma znaczenia miejsce zameldowania, właściwość ustala się wg miejsca zamieszkania.

Przepisy w/w ustaw podobnie jak inne przepisy prawa materialnego administracyjnego nie definiują pojęcia “zamieszkania” użytego w cytowanym wyżej przepisie. Wg poglądów prezentowanych w doktrynie i orzecznictwie w tej materii należy odwołać się do regulacji zawartej w Kodeksie cywilnym, gdyż jest to jedyny akt prawa materialnego definiujący podstawowe pojęcia z zakresu prawa osobowego. Artykuł 25 k.c. stanowi, iż miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. O miejscu zamieszkania decydują zatem dwa czynniki: zewnętrzny – faktyczne przebywanie i wewnętrzny – zamiar stałego pobytu, występujące i trwające łącznie.

  1. W przypadku pracowników „oddelegowanych” – zatrudnionych w polskiej firmie i czasowo oddelegowanych przez pracodawcę do wykonywania pracy na terytorium w/w krajów – wnioski tych rodzin także podlegają koordynacji.

Zgodnie z art. 12 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego:

„1. Osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i osoba ta nie jest wysłana by zastąpić inną osobę.

2. Osoba, która normalnie wykonuje działalność jako osobą pracująca na własny rachunek w państwie członkowskim, a która udaje się, by wykonywać podobną działalność w innym państwie członkowskim, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy.”.

Z uwagi na powyższe w przypadku oddelegowania pracowników (a także „samooddelegowania” osoby prowadzącej działalność gospodarczą) wnioski tych pracowników/osób prowadzących działalność gospodarcza podlegają koordynacji, choć w tych przypadkach traktowani są oni jako osoby aktywne zawodowo w Polsce. Należy jednak odróżnić oddelegowanie w trybie przywołanego wyżej rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) od oddelegowania pracownika na podstawie przepisów Kodeksu Pracy. W przypadku oddelegowania na podstawie Kodeksu pracy przepisy dotyczące koordynacji nie mają zastosowania.

Z uwagi na powyższe fakt oddelegowania może zostać potwierdzony jedynie na podstawie:

– druk A1 wystawionego przez ZUS/KRUS,

– wystąpienia do ZUS/KRUS o wystawienie druku A1,

– zaświadczenia ZUS o podleganiu ubezpieczeniu.

Do potwierdzenia oddelegowanie nie wystarczy oświadczenie strony czy oświadczenie lub zaświadczenie wystawione przez pracodawcę.

  1. Koordynacja nie dotyczy jednak następujących świadczeń:

– jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka;

– świadczeń z funduszu alimentacyjnego;

– zapomogi wypłacanej przez gminy, na podstawie art. 22a ustawy o świadczeniach rodzinnych (gminna zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka);

– świadczenia wypłacanego przez gminy na podstawie art. 22b ustawy o świadczeniach rodzinnych (gminne świadczenia na rzecz rodzin, inne niż określone w art. 2 pkt 1-3 i 4-5 w/w ustawy).

  1. W przypadku, gdy strona informuje organ właściwy o zmianie sytuacji rodzinnej lub dochodowej należy rozróżnić dwie sytuacje:
    a) okoliczności skutkujące koniecznością złożenia kolejnego wniosku na ten sam okres zasiłkowy (np. urodzenie się dziecka, uzyskanie orzeczenia o niepełnosprawności)
    b) okoliczności wymagające jedynie przekazania przez stronę stosownej informacji (np. informacji o powrocie do kraju członka rodziny przebywającego dotąd poza granicami kraju, zmiany kraju aktywności zawodowej, uzyskaniu/utracie dochodu w rozumieniu art. 3 pkt 23 i 24 ustawy o świadczeniach rodzinnych/art. 2 pkt 19 i 20 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci).

W przypadku a) strona winna złożyć nowy wniosek na ten sam okres zasiłkowy a organ właściwy przekazać go do wojewody w trybie art. 23a ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych lub odpowiednio art. 16 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.

W przypadku b) należy do wojewody przekazać jedynie stosowną informację wraz z dokumentami/oświadczeniami potwierdzającymi wskazane przez strony okoliczności.

  1. W przypadku, gdy strona ubiega się o pomoc w formie świadczenia pielęgnacyjnego/zasiłku dla opiekuna przed przekazaniem wniosku do wojewody gmina właściwa ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy występuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o informacje dotyczące przebiegu ubezpieczenia, a w szczególności okresu składkowego i nieskładkowego. Bez tej informacji, nie jest możliwe ustalenie istnienia koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w stosunku do wnioskodawcy.